Recrutement métiers administratifs

Publication le 16 janvier 2025

Contrat :  CDD, CDI, Détachement, mutation

Vos Missions au quotidien ?

L’agent administratif de SimUSanté-Epione contribue au suivi de l’activité du centre, la logistique des manifestations organisées, le suivi des réservations des salles de formation et l’organisation des déplacements des équipes mobiles

Gestion administrative et comptable:

• Assurer les commandes de prestations en lien avec les directions concernées et la coordination (restauration, comédiens, etc…)
• Structurer et transmettre les données d’activité de SimUSanté nécessaires aux prises de décisions (bilans, tableaux de suivi)
• Assurer le suivi du planning des salles de SimUSanté (réservations, modifications, annulation)
• Organiser les déplacements des équipes lors des activités extérieures au centre (notamment, les équipes mobiles d’apprentissage du numérique en santé, les équipes de formateurs)
• Gestion des groupes et apprenants des instituts en formation initiale
• Gestion administrative des actions et des relations avec les différents instituts, établissements du secondaire et universités.

Système d’information :

• Veiller à la pertinence de la saisie des informations pour favoriser le suivi statistique dans l’outil KARA
• Structurer et transmettre les données représentatives de l’activité de SimUSanté-Epione nécessaires aux prises de décisions (statistiques, indicateurs, tblx de bord)

Missions transversales

• Piloter/ Animer la politique qualité au sein de SimUSanté
• Coordonner la certification Qualiopi pour tous les instituts, écoles et centres de formation du CHUAP
• Participer à l’organisation des différents évènements
• Participer à l’accueil des visiteurs, partenaires et clients potentiels, faire visiter le centre.

Votre profil ?

• Bac Pro Gestion Administration.
• BTS Assistant de Gestion PME-PMI
• Titre professionnel Secrétaire Assistant(e).

Vous êtes reconnu pour votre autonomie, votre rigueur, votre discrétion ainsi que votre capacité à travailler en équipe. Vous avez d’excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles

Choisir de nous rejoindre, c’est l’opportunité d’intégrer un établissement au sein duquel 150 métiers différents cohabitent avec divers parcours possibles, travailler dans l’intérêt du patient, s’intégrer dans une équipe et un service dynamique.

Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à envoyer par email :
[email protected]

Candidature à transmettre avant le 15 février 2025

Publication le 31 décembre 2024

Contrat :  CDD, CDI, Détachement, mutation

Vos Missions au quotidien ?

Gestion administrative et financière des dossiers de recherches promues par des partenaires extérieurs (laboratoires, établissements de santé, autre…).

Elaborer et suivre les conventions de partenariats avec les promoteurs extérieurs pour que le CHU Amiens-Picardie puisse participer aux études de recherche clinique.

- Principales :

• Réceptionner les demandes de mise en place d’études
  • Enregistrement dans ESPRI, échanges avec le promoteur
  • Vérification de la recevabilité du dossier
• Transmettre les éléments à tous les services concernés : investigateur principal, pharmacie, autres services support associés (CRC, services cliniques, biologie, biobanque…) , relances
• Finaliser la convention :
  • Grille de surcoûts (vérification des lignes budgétaires /modifications, négociations)
  • Complétion / relecture/ mise en signature / réception / transmission
• Suivi administratif et financier des avenants et clôture
  • Lien entre promoteur et investigateur et services associés, relances
  • Archivage (tableau de reporting, ESPRI)
• Facturation
  • Demande d’émission de titre de recettes
  • Elaboration facture en lien avec le promoteur + services, relances
  • Saisie dans les tableaux de reporting + ESPRI + transmission service

- Secondaires :

• • Elaboration et mise à jour de tableaux de suivi (facturation…)
  • Mise à jour d’ESPRI
  • Réponse aux enquêtes DGOS (convention unique)
  • Commande fournitures (PAD)
  • Remplacement secrétaire de Direction (téléphone, agenda, boite mail)

Votre profil ?

• Bac +2 spécialité gestion administrative
• Formation en secrétariat avec connaissances juridiques
• Anglais

Vous êtes reconnu pour votre rigueur, votre disponibilité, votre organisation ainsi que vos excellentes capacités relationnelles et rédactionnelles.

Choisir de nous rejoindre, c’est l’opportunité d’intégrer un établissement au sein duquel 150 métiers différents cohabitent avec divers parcours possibles, travailler dans l’intérêt du patient, s’intégrer dans une équipe et un service dynamique.

Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à envoyer par email :
[email protected]

Candidature à transmettre avant le 30 janvier 2025

Publication le 28 novembre 2024

Contrat :  CDD, CDI, Détachement, mutation

Vos Missions au quotidien ?

Le responsable développement / Gestion Administrative et Qualité de SimUSanté met en œuvre les choix stratégiques adoptés par la coordination de SimUSanté et le comité de pilotage dans les domaines suivants : gestion financière, qualité, développement de projets et formations, communication et veille documentaire, collaboration avec des partenaires et industriels.

Il participe au comité de pilotage et rend compte à la coordination de SimUSanté de ses activités.

En lien avec le chef de projet Epione, il participe à la formalisation et au recueil exhaustif des actions hybrides SimUSanté-Epione et PRIMANS.

Les missions sont les suivantes :

Gestion financière et administrative : 50%

• Mettre en place, sécuriser l’outil comptable et la comptabilité analytique.

• Préparer les budgets prévisionnels, contrôler leur réalisation, interpréter les écarts et en rendre compte à la coordination
• Assurer le suivi des conventions financières octroyées par les financeurs publics et privés en lien avec la direction des finances.
• Elaborer et mettre en place des procédures de gestion administrative et financière et des indicateurs nécessaires au suivi d'activité et au reporting à la direction
• Rechercher de nouvelles ressources financières, conseiller la coordination sur les prévisions à court et long terme, contribuer au développement du mécénat et des partenariats
• Structurer les données représentatives de l’activité de SimUSanté nécessaires aux prises de décisions (bilans, tableaux de bord) dans son domaine de compétences
• Suivi de la régie de SimUSanté

Qualité – Certification Qualiopi : 20%

• Piloter/ Animer la politique qualité au sein de SimUSanté
• Coordonner la certification Qualiopi pour tous les instituts, écoles et centres de formation du CHUAP
• Elaborer des mesures correctives le cas échéant, pour remettre à niveau ou améliorer la qualité,

Promouvoir la politique qualité et s’assurer du maintien de la qualité demandée,

Développement de partenariats : 5%

• Développer et accompagner des projets de collaboration avec des industriels
• Suivi des partenaires (conventions, bilans…)

Communication interne et externe: 10%

• Communication:
  • Participer à l’élaboration du plan de communication de SimUSanté en lien avec les chefs de projets et la responsable communication et marketing.
  • Participer à la réalisation et à la diffusion des bilans d’activité annuels

• Participer à des actions de communication/représentation dans ses domaines de compétence auprès des acteurs de l'environnement socio-économique.

• • Participer à l’organisation de salons, colloques, manifestations, conférences dans ses domaines de compétence, en lien avec le responsable commercial

• Missions transversales
  • Contribuer à la réalisation des différents outils de communication
  • Préparer et participer aux réunions de coordination
  • Animer la réunion d’équipe mensuelle
  • Participer à la préparation et à la réalisation des différents évènements
  • Accueillir les visiteurs, partenaires et clients potentiels, visite du centre

Veille : 5%

• Participer à l’élaboration de la stratégie de veille de SimUSanté et la mettre en œuvre à travers les outils spécifiques (outils Web, presse et publications, …) notamment dans les domaines suivants : réglementation, marché, concurrence, appels à projets, subventions, réseaux, …
• Assurer le recueil et la mise en forme du produit de la veille de l’ensemble de l’équipe, ainsi que sa diffusion, sur l’ensemble des supports, en fonction de la stratégie définie.

Système d’information : 5%

• Veiller à la pertinence de la saisie des informations en lien avec le gestionnaire
• Participer au développement de l’outil de gestion informatique dédié (Kara)

Encadrement : 5%

• • Assurer l’encadrement de l’équipe administrative

Votre profil ?

• Diplôme de Bac + 5 Master mangement de la santé/ gestion/RH
• Expérience dans le milieu hospitalier ou dans le secteur de la santé ou de la formation.
• Expérience dans le domaine des finances, de la facturation, de la communication institutionnelle

Vous êtes reconnu pour votre rigueur, votre disponibilité, votre organisation ainsi que vos excellentes capacités relationnelles et rédactionnelles.

Choisir de nous rejoindre, c’est l’opportunité d’intégrer un établissement au sein duquel 150 métiers différents cohabitent avec divers parcours possibles, travailler dans l’intérêt du patient, s’intégrer dans une équipe et un service dynamique.

Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à envoyer par email :
[email protected]

Candidature à transmettre avant le 27 décembre 2024

Publication le 22 novembre 2024

Contrat :  CDD remplacement congés de maternité

Vos Missions au quotidien ?

• Assister le chef de pôle, en lien avec le cadre supérieur de santé de pôle et le directeur référent, pour l’élaboration et le suivi des projets du pôle,
• Concevoir, produire, suivre et fiabiliser, en collaboration avec le cadre supérieur de santé de pôle, les différents indicateurs des tableaux de bord retraçant l’activité et les dépenses du pôle, notamment au niveau des crédits délégués. En cas d’anomalies de gestion constatées, il assure, en lien avec le cadre supérieur de santé du pôle, toutes les vérifications et études nécessaires à la compréhension des phénomènes expliquant ces résultats et met en place les mesures correctrices appropriées.
• Réaliser les analyses et comparaisons médico-économiques afin d’éclairer et sécuriser les prises de décisions du pôle ou à la demande du Directeur des Finances et Contrôle de Gestion,
• Produire les datas utiles à la vie du pôle (réponse à enquêtes diverses, constitution de dossiers réglementaires type autorisations, gestion de données qualité, alimentation du dialogue de gestion, rapports d’activité…) à partir de l’utilisation de tous les systèmes d’information utiles ;
• Suivre les différents domaines pour lesquels le pôle a obtenu délégation de gestion.
• Optimiser les recettes du pôle, en optimisant notamment le codage, en lien avec le Département d’Information Médicale
• Participer aux instances, soit au sein du pôle (réunions du bureau, conseil de pôle, assemblée générale…) ou au plan institutionnel (comité projet, comité T2A, …)

Activités annexes

• Conception et réalisation d’outils et / ou de méthodes spécifiques
• Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités
• Contrôle, suivi et bilan des actions réalisées
• Coordination et suivi de la prise en charge de prestations
• Élaboration et rédaction de rapports d’activité
• Gestion des moyens et des ressources : techniques, financières, humaines, informationnelles
• Veille spécifique à son domaine d’activité

Votre profil ?

• Master 2 spécialité contrôle de gestion, d’organisation méthode ou équivalent

Vous êtes reconnu pour votre autonomie, votre rigueur, votre discrétion ainsi que votre capacité à travailler en équipe. Vous avez d’excellentes qualités relationnelles et rédactionnelles

Choisir de nous rejoindre, c’est l’opportunité d’intégrer un établissement au sein duquel 150 métiers différents cohabitent avec divers parcours possibles, travailler dans l’intérêt du patient, s’intégrer dans une équipe et un service dynamique.

Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à envoyer par email :
[email protected]

Candidature à transmettre avant le 20 décembre 2024